原文定位设计：换成HTML或PDF后仍找得到
可靠定位应同时说明是哪份文件，以及文件内哪个位置。可组合章节标题、短搜索短语，以及格式专属的页码或条款号。单独写“第十二页”，换格式、版本或阅读器后就可能失效。
SEC附件指南辅助导航文件关系；美国国会图书馆格式资料提供格式可用性背景。下面是实用研究约定，不是正式引用标准。
先锚定文件，再定位段落
记录发行人、标题或表单、期间、发布日期、版本、语言和来源引用。文件身份不明，再精确的页码也可能指向错误报告。随后补充内部位置：可搜索文本适合标题加短语，扫描件适合视觉页码和邻近标识。
区分印刷页码和阅读器页序。PDF可能有未编号封面，两者不一致时同时记录。HTML不要虚构页码，应使用实际存在的标题、表名或锚点，让读者按材料本身导航。
假设案例：PDF与HTML并存
假设虚构的沙洲化工报告有两种格式。下面仅展示定位方法。
| 定位字段 | 示例方法 |
|---|---|
| 文件身份 | 指定期间与版本 |
| 章节 | 供应安排 |
| 搜索短语 | 独特原语言短句 |
| PDF位置 | 印刷页码及必要的阅读器页序 |
| HTML位置 | 标题、表格或锚点 |
| 上下文 | 前置限定及相关脚注 |
不必保存很长引文，短语应足以区分位置即可。重复出现时，加小标题或表名。目标是减少歧义，不是把尽可能多的原文复制进笔记。
应对扫描件和链接变化
扫描页面应回看图像，记录表格标题和版面位置等视觉标识。使用OCR时，先对照图像核对搜索短语，不能因为识别结果通顺就信任；否定词或日期出错都可能改变结论。
直达链接失败时，利用保存的申报或发布记录重新导航。身份字段应能支持这个过程。本地副本有助取回，但仍需保留官方来源和访问历史，不要把无法追溯的本地文件名当完整公开出处。
用陌生查找测试定位
把定位卡交给没看过材料的人，看他能否在可用格式中找到目标。如果找到另一处同名短语，或无法确定版本，就补充字段。个人研究也可以关闭文档，隔一段时间不靠浏览历史重找。
找到句子后继续检查上下文。若主张依赖脚注，只定位句子而漏掉脚注仍不完整。把依赖位置也写入卡片，避免读者停在可能误导的片段。
适用边界与常见错误
定位说明去哪里看，不能证明句子真实，也不能证明各格式内容完全相同。转换可能遗漏图片或改变版式；问题依赖这些内容时，应回到适合的原始格式并说明限制。
常见错误包括只引用搜索结果、把目录页当正文、复制阅读器页序却不标格式，以及只保存无法在原语言中检索的译文短语。即使笔记用中文，也应保留可在原文搜索的词句。
再做一次记录检查
易失效锚点旁应有备用路线。HTML锚点变化时，章节标题和原语言短语仍可能有效；文件迁址时，申报身份帮助找回。备用路线也要在同一版本测试，不能因为后来更正版找到类似段落，就声称早期证据已经恢复。定位字段最好写清来源格式和语言，必要时加视觉标识。若关键内容只在图中，全文搜索找不到并不表示没有披露，应回看目标页面；若仍不能定位，就保留未核，而不是猜页码。
常见问题
直接链接够吗？
它能指向文件，但未必说明段落和版本背景。重要主张应加标题及简短内部定位。
同一句出现很多次怎么办？
加章节、表格、条款或相邻独特措辞。定位应选中目标出现位置，而不是仅产生某个搜索匹配。